La gestion de paie des employés peut s'avérer être un voyage long et compliqué. En fait, c'est une tâche compliquée, surtout quand on ne connaît rien au sujet. Mais il y a plusieurs solutions pour gérer la paie. Elle est généralement gérée en interne via un logiciel de paie ou des gestionnaires de paie. Mais les employeurs peuvent également choisir d'externaliser la paie. Cette alternative consiste à faire appel à des prestataires externes : experts-comptables, sociétés d'externalisation de la paie, etc.
L'externalisation de la paie : c’est quoi ?
Externaliser la paie consiste à déléguer tout ou une partie des affaires liées à la gestion de la paie à des prestataires externes. Dans le passé, cela impliquait généralement l'embauche d'un expert-comptable pour faire tous les processus de paie. Grâce à l'innovation technologique, l'externalisation de la paie peut désormais inclure une variété d'avantages et de services en termes d'applications et de solutions SIRH. L'externalisation peut être liée au fonctionnement même du processus de paie.
Cela peut également impliquer l'externalisation des ressources informatiques, telles que la gestion et la maintenance des bases de données, des logiciels et des applications de paie, afin de simplifier au maximum le processus de gestion interne de la paie.
Le coût de l'externalisation peut varier en fonction de la solution ou du prestataire de paie choisi. Il est donc nécessaire d'établir un devis et de le comparer avec différents experts. Ensuite, selon la méthode choisie, la solution informatique ou la société de gestion, la tarification se fait généralement sous forme d'abonnements mensuels ou annuels, ou sous forme de contrats de 3 à 5 ans. Pour trouver une solution d'externalisation de paie pour son entreprise à Strasbourg, rendez-vous sur ics-sa.com
Pourquoi faut-il externaliser la paie ?
La complexité de la gestion de paie est souvent sous-estimée. Pourtant, c'est un processus compliqué et long. Cela ne se se résume pas à imprimer les bulletins de paie, à les distribuer aux salariés et à effectuer des virements.
La gestion des salaires combine plusieurs opérations spécifiques :
- la collecte et la saisie des données
- le calcul des salaires
- le contrôle
- le respect des lois
- et la surveillance légale.
Il faut aussi prendre en compte les coûts et le temps liés à la formation, au suivi, aux outils informatiques ainsi qu’à l'archivage.
L'externalisation des tâches répétitives et chronophages peut libérer du temps pour l'équipe. Vos employés peuvent donc se concentrer sur des actions à plus forte valeur ajoutée et augmenter leur productivité. Externaliser la paie permet également de contrôler les coûts cachés de la gestion de la paie en centralisant les dépenses dans la solution ou chez le prestataire de paie. Il s'agit donc d'une méthode d'optimisation aux multiples avantages : augmentation de la productivité, du temps et de l'argent.
Trouver des prestataires de services de paiement à Strasbourg
L'externalisation de votre paie ne signifie pas nécessairement l'éloignement géographique et l'externalisation offshore. Mais il existe de nombreux fournisseurs près de chez vous. Ils coopèrent depuis plusieurs années avec des prestataires salariaux de qualité partout à Strasbourg et peuvent vous fournir les services suivants :
- Un véritable partenaire de proximité, au plus près de vous
- Les experts salariaux sont sélectionnés pour leur expertise métier et leur connaissance spécifique de votre industrie
Avant de démarrer un projet d'externalisation, vous devez définir et formuler les opérations à déléguer. Il peut être intéressant de calculer le coût de la gestion interne de la paie. Cela vous permet d'évaluer les besoins réels de votre entreprise. L'externalisation, qu'elle soit informatique, en partie ou en totalité, ne nécessite pas la même gestion de projet, c'est pourquoi l'analyse des besoins est une étape indispensable.
Ensuite, une étude de faisabilité technique et informatique doit être réalisée. Après tout, peut-être faut-il simplement simplifier les processus internes ? De plus, d'un point de vue réglementaire ou technique, la mise en place d'une sous-traitance peut être compliquée, le projet doit donc être étudié sous différents aspects.
À l'issue de ces analyses, vous devez sélectionner un chef de projet, déterminer les intervenants qui participeront à sa mise en œuvre en interne, et pourquoi pas demander conseil et aide à des experts externes. Une fois l'équipe constituée, sa mission est de rédiger un cahier des charges, de sélectionner le prestataire paie ou des solutions, et d'assurer le bon déroulement du projet d'externalisation.