Le cachet numérique, une meilleure façon de faire des affaires

cachet numérique

Publié le : 24 octobre 20226 mins de lecture

Imprimer les documents, les tamponner et les signer, puis les numériser pour les envoyer par courrier électronique. De nos jours, ce processus fastidieux est devenu assez courant dans les entreprises. Une solution plus simple qui permet dorénavant de contourner le problème : les cachets numériques. Il existe plusieurs sortes d’encreurs sur le marché, et vous devez choisir celle qui correspond à vos besoins. Opter pour le cachet numérique est très avantageux et s’avère être la meilleure façon de faire des affaires. Pourquoi ? Quels sont les avantages d’opter pour un cachet numérique ?

Comment fonctionne le cachet numérique ?

Avec divers progrès technologiques dans de nombreux domaines, on peut s’attendre à ce que les tampons soient dématérialisés. De plus, ces entreprises remettaient en cause l’utilisation de supports papier pour communiquer avec le cachet lui-même. C’est ce qui explique l’avènement des cachets numériques. Le moyen le plus simple pour une entreprise de retirer son cachet est d’ajouter une image à chaque document. Par exemple, une signature et un cachet doivent être ajoutés au bas de la page, enregistrés au commencement et prêts à l’emploi, avant qu’une facture puisse être envoyée. Cela élimine le besoin d’imprimer des documents et d’utiliser des cachets traditionnels. Pour simplifier davantage la tâche des éditeurs de documents, divers logiciels gratuits et payants proposent ce processus. Ils vous permettent de le faire plus rapidement en un seul clic, généralement sur des documents au format PDF. Enregistrez d’abord votre signature et votre cachet numérique dans la mémoire du logiciel. Visitez plugnsign.com pour trouver d’autres informations comme les étapes à suivre pour tamponner ses documents par un cachet numérique.

Pourquoi utiliser un cachet numérique dans l’entreprise ?

Ainsi, un cachet peut apporter une sorte de confiance entre l’expéditeur et le destinataire d’un document, qu’il s’agisse d’un contrat, d’un bon de commande, d’une facture, etc. L’utilisation de cachet d’entreprise numérique offre un très haut niveau de sécurité. En fait, il confère au document une authenticité incontestée. Cela pourrait aussi être un argument commercial majeur avec le client. De plus, la sécurité est à double sens, le destinataire ne pouvant nier la réception du document. Les tampons sont un outil de communication efficace pour véhiculer l’image d’une entreprise. En le dématérialisant, les entreprises peuvent encore davantage l’utiliser dans ce sens. En fait, certains des dangers de l’impression manuelle, tels que les parties invisibles dues à des problèmes d’encre, ont disparu. De plus, l’entreprise bénéficie d’une plus grande liberté dans la conception de ce cachet. Elle peut même ajouter de petites polices et des couleurs. Elle a même la capacité de modifier et moderniser son logo.

Quels avantages d’utiliser le cachet numérique ?

La dématérialisation d’un cachet offre divers avantages. Tout d’abord, l’impression avec du papier et de l’encre peut désormais être définitivement abandonnée. Par conséquent, l’utilisation de cachet d’entreprise est écologique. Cela peut également réduire considérablement les coûts d’exploitation d’une entreprise, car la documentation au format électronique est triviale. Enfin, la sortie des fichiers devient plus rapide du fait de l’annulation de certaines tâches. Maintenant, tout se fait devant l’écran. L’utilisation de cachet numérique est très avantageuse dans le monde des affaires, et les encreurs peuvent accélérer plusieurs tâches administratives. Vous pouvez ainsi tamponner sans effort plusieurs feuilles en un temps record. Selon vos besoins, vous pouvez utiliser des tampons numériques manuels ou l’encre numérique automatique Printy. Pour le premier encreur, les marquages ​​numériques sont apposés par des personnes physiques. Ce cachet est sécurisé, car l’accès à la signature est dédié à une personne précise. Pour le deuxième tampon, il n’y a pas d’intervention humaine. L’encre est appliquée automatiquement. Dans tous les cas, les cachets numériques garantissent l’origine, l’intégrité et l’authenticité d’un document (facture, relevé, note, dossiers des métiers de défense, reçus, etc.).

Comment faire son cachet numérique ?

Pour les entreprises, le cachet numérique est indispensable. Cet accessoire est très utile, car il s’agit de la signature de l’entreprise. Vous pouvez démontrer la loyauté de votre entreprise envers les clients en tamponnant un cachet numérique à chaque document. Le logo, le texte, les informations de votre entreprise peuvent être mentionnés sur l’empreinte à l’encre. La couleur de l’encre, la typographie de l’encre, le nombre et la forme de traits sont définis par le chef d’entreprise. Pour personnaliser le cachet dans les PDF, vous pouvez utiliser Microsoft Word. L’outil est gratuit et vous pouvez définir la couleur, la couleur du texte, le nombre de lignes, le diamètre, la police du texte, la taille, etc. Vous pouvez utiliser également d’autres outils pour créer des cachets numériques PDF. Vous avez un large choix sur les logiciels gratuits, voire en ligne. Le logiciel PDF-XChange Editor entre autres, logiciel Sejda PDF Editor, logiciel ApowerPD. Le logiciel ApowerPDF est un logiciel de bureau permettant de créer des tampons encreurs PDF. De même, ces derniers vous permettent d’ajouter les tampons encreurs PDF sur vos papiers ou aussi modifier le document PDF.

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