Horodater vos documents, une garantie d’authenticité et de fiabilité

Horodater

Publié le : 25 août 20227 mins de lecture

L’horodatage représente un procédé qui consiste à enregistrer l’heure ou la date d’un événement dans un sens global. Ce mécanisme revêt également une utilité singulière puisqu’il peut être servi pour traiter les documents électroniques. Dans le cadre de la dématérialisation des données, le changement des processus métiers assiste à de nouveaux problèmes. Conservation d’une preuve des transactions, enregistrement des opérations réalisées sur un document électronique, détermination du moment exact de la signature numérique d’un fichier marquent autant de fonctions de l’horodatage.

Qu’est-ce que l’horodatage électronique ?

Par définition, l’horodatage ou timestamp fait référence à un dispositif qui sert à associer une heure ou une date fiable et précise à des informations, de manière la plus sécurisée possible. Dans un contexte de numérisation des informations et des processus en société, l’horodatage a de nombreuses applications. Ce procédé est appliqué pour certifier l’heure de la réalisation d’une signature électronique. Il sert également à justifier l’existence d’un fichier, à vérifier les heures des échanges comme les ventes, les achats ou autres. En outre, le datage électronique est adopté par les entreprises en vue d’approuver la réception d’une lettre recommandée électronique. Cet outil est utilisé pour respecter les durées légales de conservation et de sauvegarde des données. Enfin, il est employé pour dater une pièce justificative électronique lors de son envoi. Cliquez sur universign.com pour voir d’autres infos.

Horodatage électronique : mode de fonctionnement

L’horodatage des données sert de justificatif sur la non-altération des informations ainsi que sur la traçabilité des opérations effectuées. Au moment d’horodater un document numérique, un sceau électronique ou un jeton numérique est délivré par des services dédiés. Un jeton digital, utilité comme une pièce justificative numérique, scelle l’information avec une datation en vue d’assurer la valeur et l’intégrité du document. À titre de rappel, le jeton électronique fait référence à un document remis par l’association de l’empreinte des documents horodatés avec un horaire précis issu d’une source temporelle fiable par un organisme d’horodatage spécialisé. Chaque fichier numérique possède en effet une marque unique après son horodatage. Dans cette optique, le fait d’horodater un document représente une opération permettant à l’entreprise de disposer d’une preuve juridique à leur document. Lors d’un lancement d’un appel d’offres par exemple, l’horodatage est appliqué pour prouver que le dépôt du dossier de candidature a été effet dans les durées imparties. Grâce au datage électronique des documents, les usagers d’un site collaboratif ont la possibilité de partager le fichier en ligne. Ils ont en même temps l’assurance d’accéder à une information juste et authentique.

Opter pour l’horodatage électronique : quels avantages ?

Nombreux sont les avantages procurés par l’horodatage électronique. Dans cette optique, horodater un document sert à garantir l’intégrité de ce dernier. Cette action sert à apporter une heure ou une date de référence universelle aux fichiers ou aux données servies dans le cadre des transactions numériques. Entre autres, elle permet d’assurer l’authenticité des documents. Le jeton électronique est remis par un service horodateur, ce dans le respect des protocoles techniques et juridiques standardisés afin de sceller les informations numériques. De ce fait, grâce à ce sceau digital, le contenu d’un document numérique est sécurisé et peut être servi de preuve associée à sa date d’émission ou de réception. L’horodatage électronique permet également d’assurer la non-modification du fichier entre le moment d’horodatage et le moment de contrôle. La valeur probante et l’intégrité des fichiers sont garanties avec le jeton numérique grâce à son datage machinal à la seconde près.

Autres avantages de l’horodatage électronique

Enfin, le timestamp représente un dispositif qui sert à lier une heure ou une date à une donnée, un fichier ou un événement en ligne. Dans cette optique, le datage électronique sert à définir le moment auquel est effectuée une opération. Afin d’horodater un fichier numérique, il faut passer par l’usage d’un outil de signature ou encore par un service d’horodatage spécialisé. Cet organisme se charge de la délivrance d’un sceau d’horodatage. La datation électronique présente l’atout de protéger le document contre toute tentative de modification de son contenu. Une telle opération vise également à garantir la non-altération du fichier depuis le moment de datage jusqu’à la nouvelle opération. Toutes ces manœuvres effectuées sur un fichier numérique servent à décrire le cheminement d’une donnée dans le temps. D’une manière générale, le cycle de vie d’un document comprend son moment de création, sa gestion, son partage et sa sauvegarde. Créer un fichier électronique constitue une opération qui peut s’effectuer manuellement ou automatiquement. Vous pouvez le créer directement sous format numérique. À ce stade, l’horodatage est utilisé pour authentifier la date de l’élaboration du fichier. Ce type de signature peut être servi de preuve de respect des délais légaux ou une source de preuve d’antériorité. Concernant la gestion du fichier, cela rassemble plusieurs tâches comme l’authenticité du document et la gestion de droits d’accès à ce dernier. Bien évidemment, le datage des documents est d’une importance capitale dans la traçabilité du changement du fichier.

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