Guide pratique pour choisir son logiciel de caisse

logiciel de caisse

En tant qu’entreprise ou même en tant que commerçant, vous êtes souvent confronté à cette question consistant à choisir le meilleur logiciel de caisse enregistreuse. Avoir un tel outil vous permet d’enregistrer les achats et d’optimiser la gestion de stock en plus de réaliser différentes opérations fiscales et comptables. Les utilisateurs ont parfois des besoins spécifiques et en usant d’un bon logiciel de gestion, vous facilitez ces quelques procédures.

Le logiciel de gestion de caisse, c’est quoi ?

En cliquant ici, obtenez plus d’informations. Un logiciel de caisse est un dispositif que vous pouvez utiliser pour accepter différentes sortes de modes de paiements. C’est un outil que vous utiliserez en toute sécurité et avec une grande rapidité. C’est encore une solution qui va vous donner l’opportunité de faire des encaissements via votre carte bancaire. Vous pourrez y recourir pour sortir les tickets de caisse de la clientèle.

Vous avez le loisir d’utiliser les logiciels de gestion de caisse pour créer des écritures comptables ou pour actualiser la base de données à partir de l’outil.

Il ne s’agit pas uniquement d’un moyen d’encaissement. C’est aussi un logiciel de caisse avec lequel vous pouvez centraliser l’activité commerciale de votre entreprise.

Ce type de logiciel vous donne les moyens de gagner du temps tout en limitant le risque d’erreur. Vous pourrez suivre l’activité de votre établissement au détail près.

La législation ne vous oblige pas à détenir un logiciel de caisse, mais l’usage de ce dernier est fortement préconisé. Si vous décidez d’avoir un outil de ce genre, assurez-vous d’en avoir un qui soit conforme avec les règles en vigueur. Votre outil doit alors respecter les conditions d’utilisation, d’archivage et de conservation des données.

Choisir entre différents systèmes

Vous avez les caisses enregistreuses électroniques ou classiques. Ces modèles traditionnels vont de la caisse à touche à la caisse électronique plus moderne. Ils peuvent s’associer à différents périphériques dont un afficheur de prix, un lecteur de code barre, un tiroir-caisse ou encore une imprimante de tickets.

Cette caisse a différentes fonctions dont la réalisation de calculs, l’impression de tickets de caisse, la création de résultat et l’ouverture du tiroir-caisse. Les caisses électroniques modernisées pour leur part permettent de restituer la monnaie, de faire une lecture optique des tarifs, de gérer les stocks…

Vous avez ensuite le logiciel caisse tactile qui fonctionne sous Windows et qui domine sur le marché. Il est également connu comme un terminal de point de vente ou TPV. Grâce aux logiciels de caisse en ligne, vous pouvez transformer votre PC et en faire une caisse enregistreuse.

Un logiciel simple d’utilisation en adéquation avec l’activité de l’entreprise

Le logiciel caisse d’un salon de coiffure ne s’adapte pas forcément à la restauration ni à un commerce de proximité. Notez alors que comme tous les établissements, le vôtre a des particularités qui le rendent unique. Ainsi, il vous faut un logiciel de caisse qui soit spécifique à votre activité. Si nécessaire, pensez à vous procurer un logiciel de caisse multi magasins pour gérer vos magasins connectés entre eux.

Si vous êtes restaurateur, il vous faut un TPV qui vous permettra de prendre des commandes à distance. Ce logiciel vous conduit également à faire la gestion du menu et à imprimer des notes. Si vous gérez une épicerie, vous aurez besoin d’un logiciel de caisse qui puisse déchiffrer les codes-barres en plus de gérer stocks et achats. Tant qu’à faire, optez pour un outil qui soit associé à une interface agréable. Votre dispositif doit être évolutif. Ainsi, vous n’aurez pas besoin de le changer avant au moins trois ans.

Si vous êtes dirigeant d’une entreprise, vous devez avoir un logiciel de caisse en ligne qui soit certifié et qui puisse archiver et sécuriser vos données. Un certificat venant d’un organisme accrédité doit pouvoir prouver la conformité de votre logiciel. Ainsi, vous pouvez lutter contre les problèmes de fraude à la TVA.

Un logiciel respectant les normes et proposé au juste prix

Depuis 2018, les logiciels de caisse sont tenus de se conformer à la norme NF 525 qui sert à combattre différentes fraudes à la caisse enregistreuse. D’ores et déjà, votre logiciel pour caisse enregistreuse est tenu au respect du règlement général sur la protection des données en lien avec l’enregistrement des données personnelles.

Outre le respect des normes, l’outil de gestion de caisse doit être facile d’utilisation. Comme vos salariés, vous ne devez avoir aucun mal à suivre la logique de cet outil.

Plus important encore, pensez à vous doter d’un logiciel qui soit parfaitement sécurisé. Certes, vous ne devez en aucun cas négliger la sécurité à accorder aux données des fournisseurs et à celles de vos clients. Ce sont des points cruciaux qui se placent au cœur de tous les tiroirs-caisse. Un bon logiciel doit pouvoir se verrouiller à l’aide d’un mot de passe.

Enfin, n’oubliez pas d’opter pour un logiciel qui témoigne d’une qualité optimale et d’un prix en conséquent. Ainsi, si vous envisagez de payer le prix fort, pensez à acheter un outil de qualité qui puisse vous offrir les services associés.