La planification d'événements à Lyon est un métier à part entière. Du côté créatif à la logistique, en passant par la mise en œuvre, le temps et les efforts consacrés à une campagne sont importants. Il y a souvent un élément extrêmement critique que les entreprises ont tendance à négliger : le personnel. C'est une énorme erreur puisque les personnes qui représentent une marque et qui dirigent un événement peuvent faire ou défaire les efforts de campagne. Les considérations relatives à l’externalisation devraient être un élément d'action avant la planification plutôt qu'une réflexion après coup. Et, quand il s'agit d’événementiel, l'embauche d'une agence spécialisée est la meilleure solution. Il est important de connaître certains éléments pour faire le bon choix.
Agence événementielle : conseils et aide personnalisés
Certaines marques essaient de gérer elles-mêmes les événements dans la ville lyonnaise, mais échouent simplement parce qu'elles n'ont pas le temps ni les ressources pour y arriver. Une agence événementielle possède les outils et les connaissances nécessaires pour préparer votre événement au succès et vous aider à atteindre vos objectifs. Elle doit être prête à prendre en charge l’organisation dans son intégralité. De cette façon, vous évitez beaucoup de tracas, ce qui est l'objectif principal de chaque client qui recourt à l’externalisation. Dans l'idéal, en événementiel, vous devriez créer une toute nouvelle stratégie de communication et éviter tous les problèmes qui l'accompagnent. Le travail de l'agence est de s'en occuper. Pour en savoir plus, rendez-vous sur www.bisons.io.
Précisez à l'avance si elle se chargera des travaux de routine, ou si vous seriez impliqué dans le processus. Quels services votre prestataire fournit-il de manière indépendante, sans aucune intervention de votre part ? S'il implique des sous-traitants, quelle est leur fiabilité et avez-vous des informations à leur sujet ?
Si une agence dispose de tous les professionnels nécessaires, le risque d'échec de votre événement diminue. Cependant, vous pourrez envisager de le confier à une société disposant d'un réseau de partenaires fiables. Si vous ne savez pas à qui votre agence confie des tâches importantes, vous courez le risque que votre événement soit mal planifié car il se peut que ces sous-traitants tiers manquent à leurs obligations.
Organisation d’événements : des besoins spécifiques
La première chose que vous devez faire c'est avoir une idée claire de ce que vous attendez d'une Agence événementielle Lyon. Rédigez un dossier complet détaillant les services dont vous avez besoin, tels que la conception Web, la gestion des médias sociaux, la gestion de campagnes… Puis définissez vos objectifs dans chaque domaine.
Essayez d'être précis dans vos objectifs, par exemple, si vous comptez actuellement 10000 abonnés Instagram et que vous souhaitez en atteindre 15000 grâce à cet événement, indiquez-le très clairement. Assurez-vous d’établir des éléments aussi concrets que possible pour permettre à l’agence digitale de mettre en place la solution la mieux adaptée.
Après cela, vous aurez une idée plus fiable des capacités que votre professionnel doit posséder. Vous aurez un document complet à soumettre aux candidats afin qu’ils comprennent vos exigences et dans quelle mesure ils peuvent y répondre.
Prestations externes : où trouver ?
Si vous choisissez de vous fixer des buts assez ambitieux, méfiez-vous de toute société qui promet de pouvoir les atteindre sans vous exposer dans les détails sa stratégie. Peut-être essaie-t-elle simplement d'obtenir le contrat ?
Faites également attention aux ressources et aux services dont dispose le prestataire. Par exemple, s’il possède son propre parc de véhicules, vous devrez payer moins cher pour les frais de transport, par rapport à une agence qui sous-traiterait cette tâche à un tiers. Il en va de même pour les travaux de montage vidéo, ou encore la location de matériels de projection.
Connaissez-vous des entreprises initiatrices d’événements qui ont une stratégie marketing performante et qui ne font pas partie de vos concurrents directs ? Si oui, rien ne vous empêche de les contacter pour leur demander à quelle société événementielle ils ont fait appel. Vous pouvez également utiliser des réseaux professionnels tels que LinkedIn (ou Facebook) pour obtenir des références. Une fois que vous avez établis vos besoins et une liste de candidats à consulter, analysez leur site Web et examiner leurs compétences de base. Si vous recherchez une agence digitale Lyon qualifiée dans les médias sociaux, assurez-vous que ce soit mentionné sur sa page d'accueil.
Les différents types d’agences événementielles
Pour tout événement d’envergure dans l’agglomération lyonnaise, le recours à une agence digitale Lyon devrait être un choix logique pour une entreprise. Son processus de production est un mécanisme bien huilé. Ces professionnels ont des catalogues de concepts et des ressources pour réaliser des projets à grande échelle et des séries d'événements, même en simultané. L’idéal est de choisir une grande société. Cependant, cette dernière travaille avec des budgets importants. Si vous y allez avec votre événement à petite échelle, ils ne seraient pas intéressés et refuseront probablement votre projet.
Vous devrez donc vous tourner vers de petites agences, qui seraient plus prévenantes dans leur approche. Souvent, ce genre de prestataire peut créer des concepts personnalisés individuellement pour chaque client. Avec lui, vous pouvez être proactif, participer au développement du concept et contrôler chaque détail. Prenez tout de même en compte que la date limite du projet peut être prolongée. La préparation d’événement, quelle que soit sa taille, demande du temps et toutes les petites agences ne sont pas capables de mettre en place une logistique complète dans un court délai.
Par ailleurs, il y a les entreprises événementielles spécialisées, qui ont des positions clairement définies sur le marché. Elles organisent par exemple uniquement des formations, ou seulement des sessions de teambuilding. Si vous êtes sûr du format d'événement dont vous avez besoin, il serait logique que vous contactiez l'une de ces sociétés. Si vous n'avez pas encore décidé ou si vous souhaitez combiner des éléments de format différent, il vaut mieux travailler avec une agence au profil général.
Les professionnels de l’événementiel vivent et respirent jour après jour la dotation en ressources adéquates. Ils savent ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas et ils travailleront sans relâche pour s'assurer que leurs clients ont les meilleures personnes qui les représentent.
Vérification des références d’une agence professionnelle
Vous n'embaucheriez pas un travailleur sans demander des recommandations, alors pourquoi ne feriez-vous pas de même pour engager une Agence événementielle Lyon ? Ce professionnel fonctionnera comme une extension de votre équipe de marketing. Il est donc essentiel que vous trouviez une excellente correspondance avec vos efforts actuels.
Les meilleures agences sont fortement recommandées par leurs clients et experts du secteur. L'adhésion à des associations professionnelles est également un indicateur des compétences et de la réputation d’un prestataire.
Par ailleurs, il existe des classements publiés par les médias ou une liste de professionnels à qui des prix ont été attribués. Cela peut être utile, mais les notations de l'industrie de l'événementiel ne sont pas le meilleur indicateur. En effet, il n'est pas facile d'évaluer ni de comparer objectivement le niveau de succès des différentes agences et l'efficacité de leurs projets. Dans certains cas, les prestataires achètent simplement une place dans les notations ou une nomination pour un prix.
Demandez à être mis en contact directement avec les clients afin de pouvoir poser des questions spécifiques et d'être sûr d'obtenir un avis objectif. En principe, on ne devrait pas vous le refuser.