Comment optimiser la gestion et le pilotage de votre société ?

Pour optimiser la gestion et le pilotage de votre entreprise, il y a des sites qui vous aident à travers des logiciels divers. C’est le cas d’Actium par exemple. Mais il vous est aussi possible de créer vos propres outils en citant par exemple un tableau de bord pour les opérations et un autre pour la comptabilité.

Tableau de bord : définition

Le tableau de bord ou dashboard est primordial pour la gestion et le pilotage d’une entreprise. Il permet un suivi facile des indicateurs clés d’une entreprise et permet d’atteindre facilement les objectifs à travers les plans d’action menés après constatation des résultats. Avec un tableau de bord, il est possible de voir directement les indicateurs en rouge et ceux qui sont hors de danger. Pour piloter une entreprise, il faut donc mettre en place ce genre d’outil. Il y a les tableaux de bord pour les opérations, comprenant le tableau de bord pour le pilotage opérationnel, le tableau de bord pour le pilotage stratégique et le tableau de bord pour l’analyse des données. Il y a ensuite le tableau de bord pour la comptabilité. Celui concernant le pilotage opérationnel contient l’état des opérations. Il s’agit d’un compte-rendu de la situation opérationnelle des activités. Si on prend par exemple une campagne en call-center, on peut voir dans son tableau de bord le nombre d’appels décrochés, le taux de satisfaction client, le taux de la qualité de service, etc. Cet outil va permettre d’adopter un plan d’action par la suite. Le tableau de bord stratégique contient des résultats globaux des activités. On y trouve l’état du chiffre d’affaires, de la marge, la rentabilité, et autres. Il permet d’adopter un plan d’action correctif. Le tableau de bord d’analyse de données met des outils d’analyse à la disposition de l’entreprise pour comprendre les chiffres, les résultats et autres. Enfin, le tableau de bord pour la comptabilité permet de voir l’état financier et budgétaire d’une entreprise pour gérer les activités facilement. On peut créer ces tableaux de bord manuellement ou utiliser des logiciels comme ceux qui se trouvent sur le site d’actium www.actiumgestion.fr.  

Mettre en place un tableau de bord pour les opérations de l’entreprise

Pour créer un tableau de bord, il faut tout d’abord connaitre son utilisateur. Notez qu’une entreprise possède déjà des reportings quotidiens, hebdomadaires, mensuels et annuels. Le tableau de bord doit donc représenter quelque chose de plus pratique et de plus pertinent que les reportings. Quand vous aurez ciblé la personne qui va utiliser le tableau de bord, ciblez les objectifs réels du tableau et les indicateurs à insérer dedans. Il y a deux indicateurs possibles : soit des indicateurs d’activités, soit des indicateurs de résultats, soit les deux. Ces indicateurs seront ensuite reliés à d’autres indicateurs plus explicites. Il faut également mettre en place un objectif final. Dans le cas de l’exemple de call-center, les objectifs peuvent être la qualité de service et la satisfaction client. Les indicateurs de performance seront par exemple un taux de qualité de service de 90 % et un taux de satisfaction de 100 %. Les indicateurs liés à ces performances seront le nombre d’appels décrochés sur le nombre d’appels reçus par exemple. À cela s’ajoutent le temps de traitement d’appel en minutes ainsi que le taux d’appels décrochés en moins de 10 secondes par exemple. L’objectif final sera l’atteinte des objectifs réels sur un délai précis (24 h, une semaine, etc.).  Quand le corps du dashbord sera mis en place, il faut choisir un support comme le tableur Excel et cibler les sources de vos données. Vous devez également définir une fréquence de mise à jour du tableau et une fréquence de livraison. Définissez un mode de livraison pratique soit par mail soit de façon automatisée via des logiciels par exemple.

Les graphiques

Notez que le tableau de bord doit aussi contenir des graphiques qui représentent le contenu. Il faut choisir un graphique suivant l’information communiquée. Pour un visuel de données par pourcentage, un diagramme circulaire pourra faire l’affaire. Si vous voulez représenter un ratio, il vous faut un camembert. Une courbe sera idéale si vous voulez montrer la progression ou la dégradation des données. S’il s’agit de données comparatives, vous aurez besoin d’un Histogramme. Notez que vous pouvez cumuler les informations en utilisant un graphique mixte dit composite.

 Mettre en place un tableau de bord comptable

C’est un outil qui est géré et mis en place par le contrôleur de gestion de l’entreprise. Il présente le bilan prévisionnel budgétaire, les soldes intermédiaires, le budget brut, le plan de la trésorerie, etc. Ce genre d’outil dispose également d’indicateurs de performance comme les ratios de rentabilité, les coûts, et autres. L’outil comptable est un tableau de bord à part entière, car il affiche les données analytiques, statistiques et stratégiques de l’entreprise dans le cadre financier. La création du tableau ressemble grandement à celle du tableau des opérations, mais les objectifs et les indicateurs changent. Après la création du tableau, il doit passer par une phase test pour voir s’il est optimal et s’il répond aux besoins de l’entreprise. Il passe ensuite par une validation. Une fois validé, le tableau est mis en place de manière définitive, mais peut être mis à jour suivant les besoins de l’entreprise. Si vous avez du mal à créer le tableau de bord comptable, utilisez des logiciels comme ceux proposés par actium .

Publié le
Catégorisé comme Divers

Laisser un commentaire

Votre adresse e-mail ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *